පරිඝනක තොරතුරු පද්ධති

තොරතුරු තාක්ෂණය අද ලෝකයේ ගෘහස්ථ ක්‍රියකාරකම් වල සිට සංකීර්ණ විද්‍යාත්මක ක්‍රියාවලි දක්වා පුළුල් පරාසයක විහිදී පවතී. ව්‍යාපාරික ක්ෂේත්‍රයෙහි එය යොදාගැනෙනුයේ "පරිඝනක තොරතුරු පද්ධති" (Computer Information Systems) භාවිතයෙනි.

ප්‍රථමයෙන්ම, අපි දත්ත සහ තොරතුරු යනු කුමක්දැයි සොයා බලමු. දත්ත යනු දළ කරුණු ය. දත්ත තනිව එවායේ මුල් ස්වභාවයෙන් පවතින විට, එතරම් ප්‍රයෝජනයක් නැත. උදාහරණයක් ලෙස, අයෙකු ගොඩනැගිලි ද්‍රව්‍ය වෙළඳසලකින් සිමෙන්ති සහ ගඩොල් මිළදී ගන්නා අවස්ථාවක් සළකා බලමු. මෙහිදී එක් සිමෙන්ති උරයක මිළත්, එක් ගඩොල් කැටයක මිළත්, පාරිභෝගිකයා මිළදී ගත් සිමෙන්ති උර ගණනත්, ගඩොල් කැට ගණනත් දත්ත (එනම් දළ කරුණු) වේ.

දත්ත සැකසීමකට (processing) ලක් කිරීමෙන් තොරතුරු ලැබේ. ඉහත අවස්ථාවේදී ඒ ඒ භාණ්ඩ වල ඒකක මිළ හා මිළට ගත් ප්‍රමාන භාවිතයෙන් ලබාගන්නා බිල්පතෙහි සම්පූර්ණ වටිනාකම තොරතුරකි. ඒ සඳහා කරණලද ගුණ කිරීම් හා එකතු කිරීම් සමූහය සැකසීම් ක්‍රියාවලියයි. එකිනෙකින් වෙන්වූ දත්ත සමූහය වෙනුවට, එවා සකසාගත් ලබාගත් තොරතුර මේ අවස්ථාවේදී ප්‍රයෝජනවත් වේ.

පරිඝනක තොරතුරු පද්ධතියක් යනු, ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් හා සම්බන්ධ දත්ත එකතු කරගැනීමට, එවා ගබඩා කර තැබීමට, සකස් කිරීමට සහ සකස්කිරීමෙන් ලබාගත් තොරතුරු භාවිත කරන්නන්ට බෙදාහැරීමට යොදාගන්නා සංරචක සමූහයක එකතුවකි. පද්ධතියේ දෘඪාංග, මෘදුකාංග, දත්ත, පද්ධති ක්‍රියාකාරිත්වයට නියමිත ක්‍රියාපටිපාටි, පද්ධති ක්‍රියාකාරිත්වයට සම්බන්ධ සියළුම පුද්ගලයින් සහ පද්ධතියෙන් ලැබෙන ප්‍රතිචාර මෙම සංරචක වේ. සරලව ගත් කළ, මෘදුකාංග දෘඪාංග සඳහා උපදෙස් වන අතර, ක්‍රියාපටිපාටි පද්ධතිය හා සම්බන්ධ පුද්ගලයන් හට ඇති උපදෙස් වේ.

ආයතනයන්හි එක් එක් මට්ටම් වල භාවිතාවන තොරතුරු පද්ධති විවිධ වේ.

ව්‍යාපාරයහි ක්‍රියාකාරී මටට්මේ (operational level) ක්‍රියාකාරකම් සැකසුම් පද්ධති (Transaction Processing Systems) භාවිතා වේ. අප සියල්ලන්ම දැක ඇති Point of Sale Systems අයත් වන්නේ මෙම පද්ධති වර්ගයටයි.

ඊට ඉහළ මට්ටම වන මධ්‍ය කළමනාකාරීත්ව මට්ටමේදී (middle management level) කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති (Management Information Systems) භාවිතා වේ. තොග පාලන පද්ධති (Stock Control Systems), මානව සම්පත් කළමනාකරණ පද්ධති (Human Resource Management Systems) සහ භාන්ඩ ලේඛන පද්ධති (Inventory Systems) මීට උදාහරණයන්ය.

ආයතනයන්හි ඊට ඉහළින් ඇති ජ්‍යෙෂ්ඨ කළමනාකාරීත්ව මට්ටමේදී (senior management level) තීරණ ආධාරක පද්ධති (Decision Support Systems) භාවිත වේ. ආයතනයක ඉහළම මට්ටම වන ක්‍රමෝපායික මට්ටමේදී (strategic level) භාවිතා වනුයේ විධායක තොරතුරු පද්ධතීන් (Executive Information Systems) වේ. මෙම පද්ධති දෙවර්ගයම බොහෝ දුරට ඒ ඒ ආයතනයන්ට විශේෂිත ආකාරයට නිර්මාණය කළ එවා වේ. මෙම පද්ධතීන්, ඊට පහළ මට්ටම්වල ක්‍රියාත්මක වන පද්ධතීන්ගෙන් දත්ත හා තොරතුරු ලබාගෙන, ඒවා තවදුරටත් සකසාගනී. මෙසේ යම් කාල පරාසයක් තුල සැකසූ තොරතුරු විශ්ලේෂණය කර අලෙවි දිශානති (sales trends) සහ ඉල්ලුම් පූර්වකථන (demand forecasting) යනාදිය ඉදිරිපත් කිරීමට මෙම පද්ධති වලට හැකියාව ඇත.

මීට අමතරව, ආයතනයක සෑම මට්ටමකම යොදාගැනෙන තොරතුරු පද්ධති වර්ග ද ඇත. ඒවා එදිනෙදා කාර්යාලීය වැඩ පහසු කරගැනීම සඳහා යොදාගන්නා මෘදුකාංගයි. (උදාහරණ: Microsoft Word, LibreOffice Writer, Microsoft Powerpoint, LibreOffice Impress).

පරිඝනක තොරතුරු පද්ධති වල ඇති ප්‍රධාන වාසි නම් ඒවායේ නිරවද්‍යතාවයත් වේගයත් ය. තවද එවා මගින් පුනරාවර්තී ක්‍රියා ස්වයංක්‍රීයව සිදුකිරීමට සලස්වාගත හැක. මෙමගින් ඉතිරිවන ශ්‍රමයෙන් මෙහෙයුම් පිරිවැය අඩු කරගත හැක. මීට අමතරව, මෙම පද්ධති මගින් ලැබෙන තොරතුරු කෙටි හා දීර්ඝ කාලීන තීරණ ගැනීමට බෙහෙවින් උපකාරී වේ.

මෙම පද්ධති වල ඇති ප්‍රධාන අවාසිය වැයවෙන පිරිවැයයි. දෘඪාංග, මෘදුකාංග සහ තාක්ෂණික කාර්යමණ්ඩල යන කොටස් තුනට මෙම වැයවීම් සිදු වේ.

එනමුත්, නිදහස් හා විවෘත මෘදුකාංග (Free and Open Source Software) භාවිතයෙන් මෘදුකාංග සඳහා මූලික පිරිවැය අවම කරගැනීමට හැකියාව ඇත. තවද සේවාවක් ලෙස මෘදුකාංග (Software as a Service) පරිශීලනයෙන් දෘඪාංග සඳහා මූලික සහ මෙහෙයුම් පිරිවැයත්, තාක්ෂණික සේවක මෙහෙයුම් පිරිවැයත් වලක්වාගත හැකිය. (මේ කරුණු ඉදිරි ලිපි වලින් විස්තර කරණු ඇත.)

මේ සියල්ලම මිනිස් ශ්‍රමය යොදවා නොකරන්නේ මන්දැයි ඔබට සිතෙන්නට පුළුවන. මිනිසුන් වෙනුවට පරිඝනක තොරතුරු පද්ධතියක් භාවිතාකිරීම සුදුසු වන අවස්තා කිහිපයක් ඇත. සැකසියයුතු දත්ත ප්‍රමානය ඉතා වැඩි නම් හෝ කළ යුතු ගණනයකිරීම් ඉතා සංකීර්ණ නම් හෝ තොරතුරු පද්ධතියක් භාවිතයෙන්, නිරවද්‍යතාවය රැකගෙන, අඩු කාලයකින් කාර්යය ඉටුකරගැනීමට හැකිය. එමෙන්ම, එකවර ක්‍රියාවන් රාශියක් පාලනය කලයුතු මොහොතකදී ඒ ඒ ක්‍රියාවන් අතර සම්බන්ධීකරන සහ සමායෝජනය වඩාත් නිවැරදිව කිරීමට හැකියාව ඇත්තේ පරිඝනක තොරතුරු පද්ධතියකටය. මෙවන් අවස්ථා හැරුණුවිට, ව්‍යාපාරික කටයුතු සඳහා තොරතුරු පද්ධතියක් භාවිත කලයුතුද නැත්ද යන්න තීරණය කල යුත්තේ එහි පිරිවැය සහ ප්‍රතිලාභ විශ්ලේෂණය කිරීමෙන් අනතුරුවය.

(මවිසින්, පරිඝනක භාවිතයට නවක දේශීය ව්‍යාපාරිකයන් අරමුණු කොට, සිංහල මාධ්‍යයෙන් පළවන ත්‍රෛමාසික සඟරාවකට ලියූ, පළනොවූ ලිපියකි.)